Če ima nepremičnina več kot dva etažna lastnika in več kot osem posameznih delov, morajo etažni lastniki ustanoviti rezervni sklad za kritje bodočih stroškov rednega upravljanja (SPZ, 119. člen).
Sredstva rezervnega sklada so skupno premoženje etažnih lastnikov, ki se lahko uporabijo za poravnavo stroškov vzdrževanja in potrebnih izboljšav ter za odplačevanje v te namene najetih posojil.
Višino prispevka etažnega lastnika v rezervni sklad določa Pravilnik o merilih za določitev prispevka etažnega lastnika v rezervni sklad in najnižji vrednosti prispevka.
Merila za določitev prispevka so:
- površina posameznega dela v etažni lastnini (v nadaljnjem besedilu: posamezen del),
- starost nepremičnine, na kateri je vzpostavljena etažna lastnina (v nadaljnjem besedilu: starost nepremičnine)
- rekonstrukcija nepremičnine.
Rezervni sklad vodimo ločeno na posebnem računu.
Za dobro upravljanje je komunikacija med upravnikom in etažnimi lastniki zelo pomembna. Zato je udeležba na zborih lastnikov zelo pomembna.
V kolikor drugih obveznosti ne morete prilagoditi tako, da se zbora lahko udeležite, lahko za to pooblastite drugega etažnega lastnika. Etažni lastnik, ki želi na zboru lastnikov odločati tudi v imenu drugega etažnega lastnika, se mora v takem primeru izkazati s pisnim pooblastilom, iz katerega je razvidno, da ste mu dovolili odločati v vašem imenu.
Prav tako lahko pooblastite najemnika. Če svoj posamezni del oddate v najem, lahko z najemno pogodbo prenesete izvrševanje pravic, ki jih imate kot etažni lastnik, na najemnika, za kar ga morate pisno pooblastiti. (SZ, 24 člen).
Odločanje na zboru lastnikov je opredeljeno v 37. členu Stanovanjskega zakona:
Zbor etažnih lastnikov praviloma vodi upravnik, lahko pa tudi etažni lastnik, ki ga z večino prisotnih glasov določi zbor, ali tisti, ki je zahteval sklic zbora.
Za posle v zvezi z rednim upravljanjem večstanovanjske stavbe je potrebno soglasje solastnikov, ki imajo več kot polovico solastniških deležev (prvi odstavek 25. člena SZ-1). Etažni lastniki odločajo o poslih, ki presegajo okvire rednega upravljanja večstanovanjske stavbe, s soglasjem vseh etažnih lastnikov (prvi odstavek 29. člena SZ-1).
Stanovanjski zakon v 37. členu pravi, da zbor etažnih lastnikov veljavno odloča, če je na seji zbora prisotna takšna večina, ki se v skladu s tem zakonom zahteva za odločanje. Če predlagana odločitev ni sprejeta, ker na zboru ni bila prisotna potrebna večina, lahko zbor z večino prisotnih etažnih lastnikov po solastniških deležih sklene, da naj upravnik v roku največ 14 dni skliče ponovljeno zasedanje zora. Na ponovljenem zasedanju bo zbor sklepal z večino prisotnih etažnih lastnikov po solastniških deležih in ne več z večino vseh etažnih lastnikov po njihovih deležih. Na ponovljenem zasedanju zbora se lahko veljavno glasuje o predlogih sklepov, ki so bili navedeni v vabilu za sklic in ki se nanašajo na redno upravljanje z večino prisotnih etažnih lastnikov po solastniških deležih.